Dématérialiser pour gagner en productivité et en sécurité

Initialement prévue pour juillet 2024, l’obligation de facturation électronique a été repoussée pour permettre aux entreprises de mieux s’y préparer. « D’accord pour dématérialiser, mais dans les meilleures conditions », résument de nombreux dirigeants de TPE-PME. Surtout, la majorité des chefs d’entreprise a compris que cette évolution était inéluctable et beaucoup entendent vouloir s’équiper dans les deux ans à venir. De fait, le bien-fondé de la réforme n’est pas en question. Elle s’inscrit dans une tendance mondiale vers une numérisation de la fiscalité. Et de nombreux avantages sont attendus de la dématérialisation. À commencer par l’intérêt financier du traitement électronique des factures grâce à l’allègement des charges administratives liées au format papier. Pour une entreprise, le coût d’une facture digitale est inférieur à celui d’un timbre-poste, alors que celui d’une facture papier est supérieur à dix euros. Aux gains de compétitivité et de productivité s’ajoute un impact fort sur la traçabilité des factures, leur sécurité - moins d’erreurs en version digitale - et leur accessibilité. En dématérialisant leurs factures, les entreprises réinventent leurs manières de contractualiser avec leurs clients, leurs fournisseurs et l’administration publique avec plus de rapidité, de confidentialité et de sécurité.

• 2 milliards
  C’est le nombre de factures émises entre les entreprises chaque année en France. Le total des factures des entreprises à destination de l’administration publique s’élève à 100 millions par an.
  Source : ministère de l’Économie et des Finances

• 50 %
  Les factures représentent 50 % des documents d’une entreprise.
  Source : ministère de l’Économie et des Finances

• 46 %
  Seulement 46 % des entreprises dématérialisent leurs factures.
  Source : baromètre Generix Group

• 4 millions
  En France, près de 4 millions d’entreprises sont concernées par la mise en conformité avec la loi sur la facturation électronique.
  Source : ministère de l’Économie et des Finances

Un enjeu clé : la protection des données

Mais pour maximiser ces bénéfices, elles doivent aussi mettre en oeuvre les bonnes solutions. La dématérialisation des factures a beaucoup évolué au cours des dernières années. Les entreprises peuvent désormais, quels que soient les volumes de documents traités et la complexité des processus, accéder à des fonctionnalités avancées. Dans ce contexte, quelle plate-forme choisir pour déposer ses factures ? Quel logiciel intégrer pour couvrir l’ensemble des besoins, de la capture des documents jusqu’à leur archivage sécurisé ? Quelle solution privilégier pour l’interfacer avec les systèmes de gestion et de comptabilité usuels de l’entreprise ? Jusqu’où aller dans l’automatisation des tâches et des processus pour gagner encore en performance et en économies ? Autant de questions qui se posent avant de mettre en place un projet de dématérialisation. « Les entreprises vont devoir se mettre en conformité avec la loi sur la facturation électronique, décrit Claire Riester, directrice générale adjointe de Reproland. Avec nos solutions de gestion documentaire et d’automatisation de workflows, nous sommes capables de les accompagner dans leur projet de dématérialisation des factures. Mais cela peut aller plus loin et comprendre la mise en place de modules additionnels comme l’intégration comptable automatique, le coffre-fort numérique ou encore la signature électronique. Notre objectif est d’adresser les besoins de l’entreprise dans sa globalité, en dématérialisant et en automatisant les processus métier. Il s’agit aussi de mettre en place les outils comme la gestion électronique des documents (GED) qui répondent au règlement général sur la protection des données (RGPD) et ainsi prémunir l’entreprise contre les risques de perte, de destruction ou de divulgation non autorisée des données. »

L’amorce d’une réflexion globale

La dématérialisation des factures est donc l’amorce d’une réflexion globale pour une transformation numérique réussie. Néanmoins, des freins peuvent apparaître et certains dirigeants peuvent penser qu’une digitalisation est complexe, qu’elle implique un changement des outils et des modes de travail. Mais une fois ces barrières levées, le digital permet aux entreprises de gagner en productivité, d’optimiser les tâches quotidiennes, de créer des processus, d’accompagner le développement du travail à distance. Une solution de gestion documentaire et de workflow présente notamment de nombreux avantages pour les services qualité des entreprises. Certains secteurs comme l’industrie, l’agroalimentaire et la santé sont soumis au respect de nombreuses normes. Avec une GED, elles peuvent travailler plus efficacement, en centralisant les documents clés, améliorer le travail collaboratif avec les workflows, sécuriser les documents avec un coffre-fort numérique, optimiser la gestion de processus qualité dans le cadre d’audits. « Transformer les tâches manuscrites en expérience digitale intuitive, c’est un changement décisif dans l’organisation d’une entreprise. C’est tout le sens de notre activité », appuie Claire Riester. Concevoir un projet de dématérialisation avec un professionnel est donc particulièrement recommandé, comme le rappelle Maryse Demissy, directrice Mutation des entreprises, Information et Marketing à la CCI Alsace Eurométropole. « Notre baromètre semestriel de conjoncture réalisé au cours de l’été 2023 auprès d’un millier d’entreprises a mis en lumière le besoin des dirigeants d’être accompagnés dans leur projet. Près de 70 % des chefs d’entreprise ont connaissance de l’obligation de dématérialiser leurs factures, mais seulement 30 % environ ont engagé la démarche, souvent en lien avec la plateforme Chorus Pro qui articule les échanges entre les entreprises et l’administration publique. Le choix de l’outil, qui va déterminer l’organisation de l’entreprise et le coût de l’opération, constitue le premier frein. Notre rôle est de les aider à prendre les bonnes options. Nous allons ainsi compléter notre offre d’accompagnement en transition digitale. Nous mettons en avant les atouts de la facturation électronique, identifions les étapes pour organiser la conversion numérique de l’entreprise et nous nous assurons que la dématérialisation intègre la sécurisation des données et des échanges. Les solutions de signatures et de certificats électroniques Chambersign que nous proposons à nos entreprises, sont justement destinées à sécuriser leurs téléprocédures mais aussi l’ensemble de leur processus de dématérialisation. Nous avons des conseillers spécialisés dans ce domaine (chambersign@ alsace.cci.fr).